Comment aménager un open space : 6 conseils d'expert

Comment configurer un espace ouvert dans une entreprise ? L'aménagement d'un espace ouvert dans un espace de travail est souvent une décision rentable pour les entreprises, car il permet un gain d'espace substantiel. L'aménagement d'un espace ouvert, en revanche, est une tâche difficile.

Chez Be My Desk, nous aidons fréquemment nos clients à choisir le mobilier de bureau pour leur futur espace ouvert. Nous pensons que l'aménagement d'un open space ne doit pas se faire au détriment de l'efficacité et de la productivité du lieu de travail, et que cette efficacité dépend essentiellement du bien-être de vos employés.

L'une des préoccupations les plus importantes dans un espace de travail partagé est de maintenir un calme relatif afin de prévenir, voire de limiter, les sources de distraction. Si un espace ouvert peut rapidement devenir un environnement de travail stressant, voici 9 stratégies pour le transformer en un lieu de travail partagé agréable et productif.

Vous pourrez aussi faire appel à une société qui pourrait vous apportez toute son expertise pour vous aider à concevoir des espaces modulables à travers des solutions modernes, innovantes et intelligentes issues des dernières technologies. Cliquez ici pour en découvrir davantage.

Voici 6 conseils extrêmement pratiques pour vous aider à aménager un excellent open space.

1. Segmentez votre espace ouvert en zones.

Placez les personnes appropriées aux bons endroits.

C'est un fait connu ! Les entreprises les plus productives sont celles qui ont su organiser leurs installations en tenant compte avant tout des synergies potentielles entre leurs collaborateurs. À cet égard, plus le projet d'aménagement est important et vaste, plus nous recommandons de créer un plan d'aménagement en 2D ou en 3D pour mieux planifier la conception de vos nombreux lieux. De nombreuses entreprises, telles que Be My Desk, proposent ce service. Cette forme de travail permet de positionner stratégiquement votre personnel sur un plan d'aménagement de bureau, tout en se projetant dans le faisable en considérant le choix du mobilier pour l'open space. À cet égard, nous vous recommandons de ne pas positionner vos employés dos à une fenêtre afin de minimiser les reflets sur l'écran, ni derrière une porte, car le mouvement serait une composante de la déconcentration.

Un espace ouvert sur un lieu de travail est un endroit destiné à favoriser le contact entre les employés. Par conséquent, nous vous recommandons d'organiser votre personnel en équipes de projet. N'oubliez pas que le fait d'avoir plus de 10 employés par plateau pourrait nuire à la concentration et à l'espace de chacun. Enfin, n'oubliez pas d'étiqueter les différentes zones à l'aide de panneaux ; cela aidera énormément votre personnel à trouver la bonne personne à qui parler à l'intérieur !

La circulation doit être planifiée.

Pour créer un futur espace ouvert où il est facile de circuler, vous devez d'abord créer des sections qui fonctionneront comme des passages : près des toilettes, des portes des salles de réunion et des cubicules pour se séparer. Placez des meubles de rangement d'une hauteur maximale de 110 cm, des panneaux acoustiques et des plantes entre les zones de passage et les espaces de travail, ce qui vous permettra de séparer correctement les espaces tout en protégeant l'intimité et le confort de vos travailleurs.

2. Sélection des meubles : neutralité et quantités minimales

Choisissez des couleurs neutres ou pastel.

Les couleurs du mobilier de bureau que vous choisirez dans un futur projet d'open space auront une influence plus ou moins grande sur la concentration de vos employés.

Quel est le secret des entreprises à succès qui ont aménagé un open space ? Avoir choisi leur mobilier de bureau dans une couleur neutre. Évitez autant que possible les couleurs brillantes ou flamboyantes (comme le rouge vif ou le violet), ainsi que les couleurs très sombres.

Lors du choix des meubles, un conseil simple à suivre est de choisir des couleurs neutres ou claires.

Le blanc et les couleurs pastel ne vous attirent peut-être pas tout de suite, mais ils garderont votre personnel engagé plus longtemps. Le monde visuel n'est pas contaminé, et les couleurs douces sont moins distrayantes.

Les couleurs qui imitent les matériaux naturels, comme le bois, sont idéales pour les lieux de travail en espace ouvert. Choisissez des modèles de bancs d'open space avec des plateaux de couleur naturelle, comme ce banc Igo U avec plateau en bois clair, pour 2, 4 ou 6 personnes ; également disponible en blanc, pour réussir votre aménagement d'open space.

Bureau de groupe Igo U avec chaise de bureau Alya et caisson Will rembourré

Choisissez des meubles à profil bas pour créer des environnements ouverts et aérés.

Un espace ouvert est un endroit où de nombreux postes de travail et autres meubles sont placés ensemble. La surpopulation est un risque sur le lieu de travail. L'ajout d'armoires ou de meubles de rangement pour les dossiers et les fournitures augmente le niveau de saturation.

Un espace de travail visuellement ouvert favorise psychologiquement la sensation de travailler dans un environnement agréable, non étouffant, établi par la direction pour le bien-être personnel des employés. Les tâches fastidieuses et chronophages sont déjà pénibles ; l'environnement de travail d'un employé doit lui permettre de s'évader facilement de ces micro-tâches.

Placez vos différents bacs de rangement le long des murs pour dé-saturer la pièce et permettre une circulation fluide du personnel. N'oubliez pas d'inclure des casiers pour les affaires personnelles de vos employés, surtout si vous utilisez un bureau flexible !

3. Utilisez des meubles acoustiques pour réduire le bruit dans l'espace ouvert.

L'aspect le plus dérangeant d'un espace ouvert est ce que les planificateurs d'espace appellent les pics de bruit. Il s'agit de bruits discrets, répétitifs et relativement brefs qui constituent une source de bruit pour l'ouïe. Malheureusement, ils sont inévitables : clics inattendus de souris ou de clavier, sonneries de téléphone inattendues... La tâche à accomplir est d'égaliser le bruit ambiant dans l'environnement ouvert, en le rendant homogène et harmonique. Concrètement, comment réduire le bruit ?

Installez des parois acoustiques entre les postes de travail.

De nombreux bureaux peuvent être trouvés sur Internet, mais seuls quelques-uns sont vraiment adaptés à une utilisation dans des lieux publics. Choisissez des types de bureaux avec une cloison centrale pour les postes de travail doubles, les bureaux pour quatre personnes et même les bureaux pour six personnes.

La cloison centrale est souvent construite dans des matériaux qui absorbent le bruit des deux côtés du bureau, comme du tissu enduit micro-perforé (la perforation diminue les décibels) ou du liège (un matériau naturel connu pour être excellent pour absorber le bruit). De plus, l'utilisation d'une cloison permet une séparation visible avec le voisin de bureau d'en face, tout en renforçant la proximité visuelle.

Installez des panneaux acoustiques pour égaliser le bruit ambiant.

Panneaux acoustiques sur pieds, disponibles dans une variété de couleurs et de tailles.

Qu'ils soient fixés au mur ou au plafond - et de nombreuses solutions sont hybrides - les entreprises françaises restent prudentes. Ce style de mobilier, en revanche, est particulièrement efficace pour diminuer les nuisances sonores dans l'open space d'une entreprise.

Il existe des panneaux autoportants qui peuvent être posés dans l'open space en plus des panneaux suspendus. Ils sont modulables et ont l'avantage d'absorber les ondes sonores, de distinguer les nombreuses sections qui composent votre open space, et d'isoler visuellement vos employés, retenant ainsi leur demande d'intimité.

Enfin, pensez au revêtement de sol de l'open space. Le choix d'une moquette suffisamment épaisse contribuera à atténuer le bruit produit par le mobilier roulant sur sa surface, notamment les chaises de bureau et les bacs de rangement placés près des postes de travail.

4. Offrez à vos équipes liberté et mobilité.

Le lien entre le flex office et le mobilier modulaire

Si vous aimez l'idée du flex office, pensez à intégrer du mobilier modulaire dans votre open space, ce qui permet à vos employés d'organiser et de réorganiser les espaces en fonction de leurs besoins à tout moment.

Si vos salles de réunion sont déjà pleines et que vous avez besoin de faire un brainstorming en groupe sur un sujet, il suffit de déplacer les tables, de sortir les tableaux d'écriture mobiles, et c'est parti ! Si vous aimez l'idée d'un bureau flexible, pensez à incorporer des meubles modulaires dans votre espace ouvert pour permettre à vos équipes d'organiser et de réorganiser les espaces en fonction de leurs besoins du moment.

Si vos salles de réunion sont déjà pleines et que vous avez besoin de faire un brainstorming en groupe sur un sujet, pas de problème, il suffit de déplacer les tables, de sortir les tableaux d'écriture mobiles, et c'est parti !

Choisissez une sélection de mobilier permettant de répondre à un certain nombre d'applications.

Un open space est un environnement commun dans lequel l'individualité doit être affichée avant tout. Les employés peuvent se sentir en paix lorsqu'ils partagent un bureau dans un espace ouvert bien conçu. Un aménagement durable et efficace du lieu de travail est un aménagement dans lequel les personnes qui y travaillent ont l'impression d'avoir une certaine intimité.

Un bureau de groupe pour deux personnes avec une hauteur réglable et une cloison de séparation.

L'une des raisons pour lesquelles les employés préfèrent tant le télétravail est qu'il leur permet de modifier leur posture et leur emplacement en fonction de la tâche à accomplir.

Les bureaux assis-debout, encore peu répandus en France mais populaires aux États-Unis, aux Pays-Bas et en Scandinavie, sont une bonne alternative pour améliorer la mobilité et donc la santé des salariés. De plus, des études ont montré un lien entre mobilité et productivité, alors n'attendez plus !

Permettez à votre personnel de sortir du bureau et de se concentrer, de travailler dans une atmosphère différente et en dehors d'une salle de réunion traditionnelle.

Multipliez les espaces dans lesquels vos collaborateurs peuvent agréablement s'asseoir pour effectuer des tâches qui demandent plus ou moins de concentration : canapés, poufs avec étagères, fauteuils acoustiques, alcôves, ou encore cabanes, comme la cabane française pour 2, 4 ou 6 personnes. Ces maisons sur roues sont fabriquées en France et peuvent être utilisées aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur !

5. Verdure et design pour un espace ouvert accueillant

De plus en plus de vos employés expriment le désir d'être plus en contact avec la nature. Inviter la nature dans votre espace ouvert a non seulement un impact apaisant, mais améliore également la motivation et l'attachement à l'entreprise.

Be My Desk propose une variété d'écrans 100% naturels, sans entretien et acoustiques pour les bureaux, des panneaux muraux avec des panneaux d'écriture et des miroirs assortis, des panneaux sur pieds et des panneaux de plafond.

6. Planifiez à l'avance la gestion du matériel informatique.

Dans une entreprise, le choix de l'équipement informatique est, bien sûr, crucial. Mais l'emplacement de ce matériel est tout aussi crucial pour créer un environnement ouvert. En interne, vos collaborateurs doivent considérer un espace ouvert comme un environnement accueillant et collaboratif. À cet égard, le sociologue Alain D'Iribarne, directeur de recherche au CRNS, a souligné dans ses travaux sur le bien-être au travail le rôle souvent négligé de l'informatique, et plus précisément de la maîtrise de sa présentation sur le lieu de travail.

Rien n'est pire que des fils éparpillés sur le sol ou visibles le long de la structure du bureau. Les câbles d'ordinateur et d'alimentation doivent être dissimulés à l'aide de bureaux dotés d'une trappe d'accès avec un conduit de câbles, un œillet ou une indentation.

Ce système de dissimulation des câbles est disponible sur une variété de styles de bureaux, allant des postes de travail individuels aux bureaux multiples et aux tables de conférence.